Quản lý Thẻ
Quản lý Thẻ là một công cụ mạnh mẽ được thiết kế để giải quyết bài toán đối soát chi tiêu quảng cáo Facebook với sao kê ngân hàng một cách tự động và chính xác.
Mục đích chính: Giúp bộ phận kế toán và các nhà quản lý:
Quản lý tập trung tất cả các nguồn tiền (tài khoản ngân hàng) và phương thức thanh toán (thẻ vật lý/ảo).
Tự động đối soát các giao dịch thanh toán quảng cáo Facebook với sao kê ngân hàng.
Phát hiện và xử lý các giao dịch không xác định, các khoản tiền bị giữ (hold) hoặc các giao dịch bất thường.
Cung cấp một bức tranh tài chính rõ ràng về chi tiêu quảng cáo thực tế.
Hướng dẫn Truy cập
Từ thanh điều hướng bên trái của giao diện SMIT GATE, nhấp vào mục Trình quản lý.
Trong menu con hiện ra, chọn Quản lý thẻ.
Giao diện Chính và Các Chỉ số Quan trọng
Màn hình chính hiển thị danh sách tất cả các Tài khoản Ngân hàng mà bạn đã thêm vào hệ thống. Mỗi hàng cung cấp một cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của tài khoản đó. Các cột thông tin quan trọng cần hiểu rõ:
Thông tin tài khoản: Tên ngân hàng, chủ tài khoản và số tài khoản.
Số thẻ sở hữu: Tổng số thẻ (vật lý/ảo) thuộc tài khoản ngân hàng này. Bạn có thể nhấp vào con số này để xem chi tiết danh sách thẻ.
Số dư còn lại thực tế: Số tiền còn lại trong tài khoản ngân hàng, được cập nhật dựa trên file sao kê bạn tải lên.
Tổng tiền công ty nạp: Tổng số tiền đã được nạp vào tài khoản này (ghi nhận từ sao kê).
Tổng tiền đã thanh toán FB: Tổng số tiền của các giao dịch đã được hệ thống đối soát thành công giữa hóa đơn Facebook và giao dịch trong sao kê.
Tổng tiền không xác định: Đây là chỉ số quan trọng nhất. Nó hiển thị tổng số tiền của các giao dịch đã trừ trong sao kê nhưng hệ thống không thể tự động khớp với bất kỳ hóa đơn Facebook nào. Đây chính là các khoản tiền bạn cần phải kiểm tra và phân loại thủ công.
Hướng dẫn Thêm mới Tài khoản Ngân hàng và Thẻ
Đây là quy trình từng bước để bạn thêm một nguồn tiền mới vào hệ thống và bắt đầu quá trình đối soát.
Bước 1: Bắt đầu Thêm tài khoản. Tại màn hình chính, nhấn vào nút "+ Thêm tài khoản".
Bước 2: Nhập Thông tin Tài khoản Ngân hàng. Điền đầy đủ thông tin về Ngân hàng, Chủ tài khoản và Số tài khoản. Nhấn Tiếp tục.
Bước 3: Tải lên File Sao kê
Đây là bước cực kỳ quan trọng để hệ thống có thể đối soát và tự động phát hiện thẻ.
Tải lên file sao kê giao dịch được xuất từ tài khoản ngân hàng của bạn.
Yêu cầu: File phải có định dạng .xlsx (Excel).
Nhấn Tiếp tục.
Bước 4: Thêm các Thẻ thanh toán liên quan. Tại bước này, hệ thống cung cấp hai tùy chọn để thêm thẻ thanh toán:
Tùy chọn 1: Thêm Tự động (Khuyến nghị)
Mục đích: Tận dụng file sao kê để hệ thống tự động phát hiện các thẻ đã được sử dụng để thanh toán, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
Cách hoạt động: Hệ thống sẽ phân tích các giao dịch trong sao kê, đối chiếu với hóa đơn trên SMIT Agency để tìm ra các thẻ thanh toán liên quan.
Thao tác: Lựa chọn phương thức Thêm tự động. Hệ thống sẽ thực hiện quét và liệt kê các thẻ được tìm thấy. Bạn chỉ cần kiểm tra lại danh sách và xác nhận.
Tùy chọn 2: Thêm Thủ công
Mục đích: Sử dụng tùy chọn này khi bạn muốn thêm thẻ theo cách thủ công hoặc khi thẻ đó chưa có giao dịch nào trên file sao kê bạn vừa tải lên.
Thao tác: Chọn phương thức Thêm thủ công, nhập 4 số đầu và 4 số cuối của mỗi thẻ vào các ô tương ứng. Nhấn vào nút "+ Thêm thẻ" để thêm nhiều thẻ khác nếu cần. Mẹo nhỏ: Sử dụng ô Ghi chú để đặt tên gợi nhớ cho từng thẻ.
Bước 5: Hoàn tất. Sau khi đã thêm thẻ bằng một trong hai cách trên, nhấn Hoàn tất để lưu lại toàn bộ thông tin tài khoản ngân hàng và thẻ.
Quy trình Đối soát Giao dịch
Sau khi đã thêm tài khoản và tải lên sao kê, hệ thống sẽ bắt đầu quá trình đối soát.
Đối soát Tự động
Cơ chế hoạt động: SMIT GATE sẽ tự động so sánh dữ liệu từ hai nguồn:
Dữ liệu Hóa đơn Facebook (từ mục "Quản lý hóa đơn").
Dữ liệu Giao dịch Ngân hàng (từ file sao kê bạn vừa tải lên).
Hệ thống sẽ tìm kiếm sự trùng khớp dựa trên mã tham chiếu giao dịch hoặc các thông tin tương đồng.
Kết quả: Nếu một giao dịch trong sao kê khớp với một hóa đơn Facebook, giao dịch đó sẽ được coi là "Đã đối soát" và số tiền tương ứng sẽ được cộng vào cột "Tổng tiền đã thanh toán FB".
Phân loại Thủ công (Xử lý các khoản "Tổng tiền không xác định")
Đây là thao tác bạn cần thực hiện cho các giao dịch mà hệ thống không thể tự động nhận dạng.
Bước 1: Truy cập vào Giao diện Phân loại. Tại bảng danh sách tài khoản ngân hàng, hãy nhấp trực tiếp vào con số màu cam trong cột "Tổng tiền không xác định" của tài khoản bạn muốn xử lý.
Bước 2: Bắt đầu Phân loại Thủ công. Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, liệt kê các giao dịch chưa được xác định, tiếp tục nhấn vào nút "Phân loại thủ công".
Bước 3: Thực hiện Ghép nối (Matching)
Một giao diện đối soát chuyên dụng gồm 2 cột sẽ xuất hiện: Bên trái (Giao dịch Sao kê): Là danh sách các giao dịch chưa xác định từ sao kê ngân hàng. Bên phải (Hóa đơn Facebook): Là danh sách các hóa đơn Facebook chưa được khớp.
Thao tác: Lựa chọn một giao dịch ở cột bên trái, tương ứng với giao dịch đó, khi chuyển sang bảng bên phải và nhấp chọn “Vui lòng chọn hoá đơn để khớp”, hệ thống sẽ tự động gợi ý các hoá đơn có sự tương đồng nhất với giao dịch đó dựa theo: số tiền giao dịch, thời điểm giao dịch, thẻ và TKQC.
Bước 4: Phân loại các Giao dịch Đặc biệt (ví dụ: FB Hold). Trong một số trường hợp, ngân hàng có thể tạm giữ một khoản tiền (hold) mà không phải là giao dịch thanh toán thực sự. Để xử lý, hãy chọn giao dịch đó ở cột bên trái và sử dụng chức năng "Phân loại là FB Hold". Thao tác này sẽ ghi nhận giao dịch nhưng không tính nó vào chi phí đã thanh toán, giúp báo cáo của bạn luôn chính xác.
Bước 5: Hoàn tất. Sau khi một giao dịch được khớp hoặc phân loại, nó sẽ biến mất khỏi danh sách cần xử lý. Quay trở lại màn hình chính, bạn sẽ thấy con số trong cột "Tổng tiền không xác định" giảm xuống và con số trong "Tổng tiền đã thanh toán FB" tăng lên tương ứng hoặc “Tổng giao dịch bị hold” tăng lên.
Last updated