Quản lý Hoá đơn
Chức năng "Quản lý Hóa đơn" được thiết kế để giải quyết các vấn đề khó khăn trong việc quản lý tài chính quảng cáo trên Facebook:
Quản lý tập trung: Thay vì phải truy cập vào từng tài khoản quảng cáo (TKQC) để xem và tải hóa đơn, bạn có thể xem toàn bộ lịch sử giao dịch của tất cả các tài khoản tại một nơi duy nhất.
Lưu trữ an toàn và vĩnh viễn: SMIT Agency hoạt động như một kho lưu trữ hóa đơn an toàn. Ngay cả khi một TKQC bị vô hiệu hóa ("die") hoặc bạn bị mất quyền truy cập, tất cả các hóa đơn đã được đồng bộ trước đó vẫn được lưu lại đầy đủ trên hệ thống, đảm bảo không bị thất thoát dữ liệu kế toán.
Hỗ trợ Đối soát: Cung cấp dữ liệu đầu vào quan trọng cho việc đối soát chi tiêu với sao kê ngân hàng.
Điều kiện Tiên quyết - Kết nối Nâng cao
Đây là yêu cầu bắt buộc để chức năng này có thể hoạt động:
Để SMIT AGENCY có thể truy cập và đồng bộ dữ liệu hóa đơn, các Tài khoản Quảng cáo của bạn phải được Kết nối Nâng cao thông qua tiện ích mở rộng (extension) SMIT Connect.
Nếu tài khoản chưa được kết nối nâng cao, hệ thống sẽ không thể lấy được dữ liệu hóa đơn và sẽ hiển thị thông báo yêu cầu kết nối.
Hướng dẫn Truy cập
Từ thanh điều hướng bên trái của giao diện SMIT Agency, nhấp vào mục Trình quản lý. Trong menu con hiện ra, chọn Quản lý hóa đơn.
Khám phá Giao diện và Hướng dẫn Thao tác
Giao diện "Quản lý hóa đơn" được chia thành hai tab chính với các chức năng riêng biệt.
Tab "Tài khoản quảng cáo"
Tab này cung cấp một cái nhìn tổng quan về trạng thái lấy hóa đơn của từng tài khoản quảng cáo. Các cột thông tin quan trọng cần chú ý:
Tên tài khoản quảng cáo: Tên và ID của TKQC.
Tiến trình lấy hóa đơn: Cột quan trọng nhất, cho biết trạng thái đồng bộ hóa đơn của tài khoản. Các trạng thái thường gặp:
Đã lấy hoàn tất: Hệ thống đã đồng bộ thành công tất cả hóa đơn trong khoảng thời gian được cấu hình.
Yêu cầu kết nối nâng cao: Tài khoản này chưa được kết nối nâng cao, cần thực hiện kết nối để lấy dữ liệu.
Tạm dừng: Việc lấy hóa đơn đang tạm dừng.
Đang lấy dữ liệu: Hệ thống đang trong quá trình đồng bộ.
Thời gian lấy hóa đơn: Hiển thị khoảng thời gian mà hệ thống được cấu hình để lấy dữ liệu. Mặc định, hệ thống sẽ lấy hóa đơn kể từ ngày TKQC được đồng bộ vào SMIT Agency.
Thao tác: Cấu hình lại Thời gian lấy Hóa đơn
Nếu bạn muốn lấy lại các hóa đơn cũ hơn (từ trước khi bạn đồng bộ tài khoản vào SMIT Agency), hãy thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn Tài khoản: Sử dụng ô tick (checkbox) ở đầu hàng để chọn một hoặc nhiều tài khoản quảng cáo bạn muốn cấu hình lại.
Bước 2: Mở Cấu hình: Nhấn vào nút "Cấu hình lấy dữ liệu hóa đơn" nằm ở góc trên bên phải của bảng.
Bước 3: Tùy chọn Thời điểm: Một cửa sổ pop-up sẽ hiện ra. Tại đây, chọn tùy chọn "Tùy chọn thời điểm"
Bước 4: Đặt lại Ngày bắt đầu: Một ô lịch sẽ xuất hiện. Hãy chọn lại ngày bắt đầu trong quá khứ mà bạn muốn hệ thống quét và lấy lại hóa đơn.
Bước 5: Xác nhận: Nhấn nút Xác nhận để lưu lại thay đổi. Hệ thống sẽ bắt đầu quá trình quét lại và đồng bộ các hóa đơn cũ từ thời điểm bạn đã chọn. Trạng thái trong cột "Tiến trình lấy hóa đơn" sẽ cập nhật tương ứng.
Tab "Hóa đơn"
Tab này hiển thị danh sách chi tiết của từng giao dịch, từng hóa đơn từ tất cả các tài khoản quảng cáo đã được đồng bộ thành công.
Các cột thông tin chi tiết:
Mã giao dịch: Mã ID duy nhất cho mỗi giao dịch trên Facebook.
Tài khoản: Tên TKQC thực hiện giao dịch.
Trạng thái thanh toán: Ví dụ: Đã thanh toán, Không thành công.
Tổng số tiền: Số tiền của hóa đơn.
VAT: Thuế giá trị gia tăng (nếu có).
Phương thức thanh toán: Hiển thị 4 số cuối của thẻ được sử dụng để thanh toán.
Trạng thái sao kê: Đây là cột liên kết với chức năng "Quản lý thẻ", cho biết hóa đơn này đã được đối soát (khớp) với giao dịch nào trong sao kê ngân hàng hay chưa.
Thanh công cụ:
Sử dụng Bộ lọc và thanh Tìm kiếm để nhanh chóng tìm kiếm một hóa đơn cụ thể theo mã giao dịch, số tiền, hoặc các tiêu chí khác.
Sử dụng công cụ Chọn khoảng thời gian để xem các hóa đơn trong một khoảng thời gian nhất định.
Last updated